Jak organizovat akce s Evesy.io?

Systém Evesy.io usnadňuje organizování akcí, zpřehlední vaši práci, ušetří vám čas a peníze. V tomto článku si ukážeme jak v několika jednoduchých krocích můžete začít používat Evesy.io i vy.

1. Nastavení systému

 

Po přihlášení do aplikace zvolíme ikonu ozubených kol vpravo nahoře. Otevře se nabídka rozdělená do základních sekcí:

 

Obecné

V této sekci je nejdůležitější nastavení lokalizace. Aby systém správně fungoval zkontrolujte, zda máte správně nastaveno časové pásmo, jazyk a měnu. Dále zde můžete napsat libovolný text, který se zobrazí na hlavní straně. Tento text uvidí každý uživatel hned po přihlášení a můžete jej využít pro důležité informace jako jsou například firemní pravidla, důležité kontakty ve firmě apod.

Události

Událostí může být firemní akce s instruktory, reklamní kampaň s hosteskami, kurz s lektory, nebo také směna se zaměstnanci, zkrátka cokoliv co má začátek, konec a vyžaduje zapojení více lidí. Nastavení typu události slouží především pro rozdělení do kategorií a větší přehlednost. Například, pokud organizujete firemní akce, svatby, neziskové události, můžete mít 3 typy událostí.

Sklady

Evesy.io podporuje i jednoduchou práci se sklady pro materiál, který chcete evidovat. Může se jednat o hry, dekorace,  sportovní vybavení, techniku atd. Můžete založit jeden nebo více skladů, ale taky nemusíte mít sklad žádný, je to jen na vás.

 

Uživatelé

Uživatelé mohou být zaměstnanci, brigádníci a další externí pracovníci, kurzisté v podstatě kdokoliv zapojený do vaší akce. V sekci uživatelé najdete jeden z nejsilnějších nástrojů systému Evesy.io a to štítky, které si můžete představit jako vlastnosti uživatelů. Ty můžete seskupit do skupin a určit, zda si štítky může nastavit uživatel sám, nebo mu je přidělíte pouze vy.

 

Tip: Vytvořte skupinu štítků pojmenovanou dovednosti a do ní vložte např. angličtina, němčina, řidič, atd. a pak tyto dovednosti přiřaďte uživatelům. Uživatele pak můžete podle štítků (v tomto případě dovedností) vyhledávat a třídit.

 

2. Pozvání uživatelů

 

Nyní máme vše nastaveno a můžeme se pustit do používání systému. Další uživatele (členy vašeho týmu) můžete buď přímo registrovat v sekci uživatelé nacházející se v levém menu, nebo se mohou registrovat sami na přihlašovací obrazovce. Uživatel, který se registruje sám musí administrátor schválit aby se mohl do Evesy.io přihlásit.

 

Uživatelům můžete přiřadit tyto role: 

 

  •     BĚŽNÝ UŽIVATEL - nevidí citlivá firemní data (nemá přístup ke klientům, nabídkám,  výplatám, reportům atd.)

  •     MANAŽER - navíc vidí citlivá firemní data, ale nemůže nastavovat systém, měnit tarif, provádět platby atd.

  •     ADMIN / ROOT - ten kdo systém Evesy.io registroval a má přístup ke všem funkcím

 

3. Vložení prvního zákazníka

 

V levém menu naleznete sekci ZÁKAZNÍCI (klienti). Tato sekce slouží jako jednoduché CRM pro evidenci základních informací o zákaznících. Díky provázanosti událostí na zákazníka máte k dipozici historická data o tom, jaké události jste pro zákazníka realizovali, kdo ze zaměstnanců se na události podílel, personální náklady a další informace. Zkuste si vytvořit nového zákazníka, je to snadné a zabere to jen chviličku.

Tip: Vyzkoušejte skvělou funkci a to úkoly s možností nastavení připomínky, např. volat za půl roku a poznámky, např. co jste si dohodli při posledním hovoru

 

4. Jdeme založit událost

 

 Událost může být:

  •     plánovaná - je vytvožená v systému a proběhne v budoucnosti

  •     přihlášená - přehled, kde jsem přihlášen na akci jako uživatel (instruktor, lektor, hosteska,..)

  •     proběhlá - událost která skončila

  •     uzavřená - proběhlá událost je uzamčená manžerem (je doplněn plat, bonusy, srážky, hodnocení,..)

Nyní víme základní informace a můžeme založit první událost v sekci UDÁLOSTI v levém menu. Založení události je snadné a všechny pole intuitivní.  Pole "Komunikaci řeší" spouží k označení kontaktní osoby, která zodpovídá za dotazy spojené právě s touto událostí. Pole "Volných míst" má informační funkci, označte v něm potřebný počet uživatelů (vaši instruktoři, hostesky, brigádnící atd.). "Konec registrace" je datum, do kterého se mohou uživatelé na událost zapisovat / hlásit.

 

5. Detail události

 

Jakmile dokončíme založení události, dostaneme se na její detail, kde máme možnosti diskutovat, přidávat úkoly, přidávat soubory, přidávat materiál ze skladu a to nejdůležitější - pracovat s uživateli. 

 

Uživatelé se mohou hlásit na událost sami a projevit tak zájem se na ní podílet, nebo je můžete přidat manažer. Jakmile máte přihlášené uživatele je třeba sestavit tým. To provedete jednoduše, stačí kliknout pravým tlačítkem myši vedle jména a vybrat barevný puntík. Můžete jim potvrdit účast, označit jako náhradníky, označit vedoucího události, nebo uživatele odebrat / odhlásit. Po sestavení týmu můžete hromadně odeslat potvrzení vybraným uživatelům a těšit se na událost.

 

6. Dokončeni události

 

Jakmile událost proběhne, přesune se do stádia proběhlá událost a na detailu se zobrazí nové možnosti, a to odměny a hodnocení. Každého uživatele, který se zúčastnil události můžete samostatně ohodnotit a schválit mu odměnu za práci. Dále můžete uživateli přidat bonus nebo naopak udělit srážku. Pak už stačí jen událost uzavřít a máte hotovo.

 

Veříme, že díky tomuto návodu bude pro vás start s Evesy.io snažší a postupně objevíte další skvělé možnosti, které systém nabízí.

 

Pokud si nebudete vědět s něčím rady, neváhejte se na nás obrátit na emailu: info@evesy.io nebo přes sociální sítě.

  • Facebook
  • Instagram

Společnost

© Copyright 2015-2019 Evesy.io - Plánovací systém | info@evesy.io

  • Facebook
  • Instagram
logo.png